Optische Zeichenerkennung (OCR) als Technologie dient dazu, Text innerhalb von Grafiken zu ermitteln und diesen zu entschlüsseln. Während es für das menschliche Auge kein Problem darstellt, Text zu erkennen (auch über Kopf oder auf die Seite gedreht), ist es rechenintensiv, dies r maschinell zu tun. Inzwischen gibt es jedoch neue Algorithmen, die mit schräg verlaufendem (abgewinkeltem Text) fertig werden und mehrere Sprachen gleichzeitig verarbeiten können.

Mit Hilfe von FSS-Diensten und Cloud-Speicherlösungen wie Dropbox, Onedrive und Google Drive können Dokumente, Fotos und andere Dateien zwischen verschiedenen Plattformen und Geräten ausgetauscht werden. Der Erfolg von Cloud-Speicherdiensten wird vor allem durch die zunehmende Nutzung mobiler Geräte und die Bedürfnisse mobiler Mitarbeiter vorangetrieben, die orts- und geräteunabhängigen Dokumentzugriff benötigen.