E-Mail-Archivierung und Datensicherheit
Die Bereitstellung wirksamer E-Mail-Archivierungslösungen stellt für viele Organisationen ein Problem dar - und dies, obwohl eine Fülle von Beispielen zeigt, dass selbst bekannte große Unternehmen oftmals Schwierigkeiten beim zeitnahem Wiederauffinden von E-Mails haben.
Gemäß aktueller Umfragen von Gartner, Forrester und Radicati ist lediglich bei einem Bruchteil von Firmen eine E-MailArchivierungslösung implementiert. Und das trotz der steigenden rechtlichen Anforderungen an Unternehmen zur Aufbewahrung von Dokumenten und Informationsflüssen einschließlich E-Mail-Kommunikation.
Unternehmen stehen heute immer stärker in der Pflicht zur Transparenz. Geeignete Abläufe in der Unternehmensführung und ein definiertes Risikomanagement müssen dafür eingeführt werden. Zwingend gehört dazu außerdem die Implementierung geeigneter Technologien – allerdings haben die meisten Unternehmen diese bis heute noch nicht umgesetzt. In vielen IT-Abteilungen erzeugen überlastete Mail-Server regelmäßig Speicherplatz-Engpässe, so dass Mailbox-Größen verringert und Mitarbeiter zum Löschen von E-Mails aufgefordert werden müssen.
So werden aber wichtige Dokumente vernichtet. Dokumente, die eigentlich entsprechend der gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt werden müssen. Später wird dann Zeit mit der Suche nach nützlichen Informationen verschwendet, die weder in den Mailboxen der Nutzer noch in persönlichen PST-Dateien wiedergefunden werden können. Das darf so nicht weitergehen.
Unternehmen suchen heute nach Technologien, um diese Probleme in den Griff zu bekommen. Clearswift Secure Email Archive bietet in einer einzigen Plattform die ideale Lösung für die aufgezeigten Schwachstellen an.
Clearswift Secure Email Archive vermittelt Führungskräften die Transparenz, die für eine gute Unternehmensführung und effizientes Risikomanagement notwendig ist. Außerdem unterstützt es gleichzeitig die IT-Abteilung beim Lösen von Speicherproblemen.
Bei Clearswift Secure Email Archive handelt es sich um ein Archivierungs- und Compliance-System, das von jeder einzelnen E-Mail, die von einer Firma empfangen, gesendet oder intern weitergeleitet wird, eine umfassend geprüfte Kopie aufbewahrt. Die Lösung sichert sämtliche Daten als handle es sich um Beweise vor Gericht - vergleichbar mit der Blackbox eines Flugzeuges.
Gesetzgebungen
Viele Rechtsvorschriften schreiben inzwischen vor, dass Arbeitgeber für die Aufbewahrung des E-Mail-Verkehrs zuständig sind. Folgende Länder haben entsprechende Vorschriften:
USA
- Sarbanes-Oxley Act
- Financial Services Modernization Act
- FRCP U.S. Act
Kanada
- IIROC 29.7
- MFDA Rules 5.6
UK
- Financial Services & Markets Act
- Enterprise Act
- Data Protection Act
Deutschland
- GDPdU
Australien
- Australian Prudential Regulation Authority Act
Südafrika
- RICA
- King III
- Data Protection Act
Global
- Basel II
- ISO 27001
- Common Law
- Freedom of Information Act
Schutz vor Datenverlust
Clearswift Secure Email Archive verändert auf indirekte Weise das Mitarbeiterverhalten. Wenn ein Verfasser einer Mail weiß, dass von jeder E-Mail eine Kopie für mehrere Jahre in einem sicheren Archiv gespeichert wird und diese jederzeit aufgerufen werden kann, überprüft er ggf. nochmals den Inhalt vor dem Absenden.
Negativbeweis
Nachweisen zu können, dass eine Person eine bestimmte E-Mail nicht gesendet oder empfangen hat, ist für viele Unternehmen ein signifikanter Vorteil. Dieser so genannte Negativbeweis lässt sich mit Clearswift Secure Email Archive ganz leicht erbringen.
Speicherverwaltung
Clearswift Secure Email Archive behandelt auch Belange rund um die Speicherverwaltung. Die Lösung ersetzt E-Mails mit einer Größe von z. B. 10 MB durch eine Referenz (5 KB), welche die E-Mail auf transparente Weise wieder aus dem Clearswift Secure Email Archive abrufen kann.
Mit der integrierten Komprimierungstechnologie und Einzelinstanz-Speicherung löst Clearswift Secure Email Archive die üblichen Speicherprobleme, mit denen die meisten IT-Abteilungen konfrontiert sind. Die Performance des E-Mail-Servers lässt sich somit deutlich steigern.
Verschlüsselung
Clearswift Secure Email Archive erfasst E-Mails in Echtzeit, d. h. in dem Moment, in dem sie gesendet oder empfangen werden, und übernimmt sie in eine manipulationssichere Umgebung. Die E-Mails werden im Archiv vollständig indiziert, verschlüsselt und komprimiert. Aufgrund der Indizierung in Echtzeit kann die integrierte Suchmaschine blitzschnelle Suchen durchführen.
Suche
Die beiden folgenden Suchvarianten stehen zur Verfügung: „Einfache Suche“ und „Erweiterte Suche“. Die „Einfache Suche“ ist für die meisten täglichen Anforderungen zum Suchen und Abrufen vollkommen ausreichend. Die „Erweiterte Suche“ bietet differenzierte Suchoptionen für eDiscovery-Spezialisten.
Rollenbasierter Zugrif
Clearswift Secure Email Archive bietet mehrere Rollen für den Zugriff an. Ein Benutzer mit Administratorrechten, in der Regel also ein HR-, Rechts- oder Datensicherheits-Experte, ist berechtigt, im gesamten Daten- und Informationsarchiv auf auditierte Weise zu recherchieren. Für Mitarbeiter, die lediglich Zugang zu einer Teilmenge der Daten in auditierter oder nicht auditierter Form benötigen, steht die mittlere Zugriffsebene zur Verfügung. Durch einmaliges Anmelden im Active Directory des Unternehmens können Benutzer über Outlook ihre eigenen E-Mails durchsuchen und abrufen.
Aufrechterhaltung des Betriebs
Clearswift Secure Email Archive kann den Zugriff auf alle E-Mail-Postfächer bereitstellen, sodass Benutzer intern Zugriff auf ihre E-Mails haben, auch wenn in einem Notfall der Exchange- oder Domino-Server nicht verfügbar ist.
Verwaltung und Reports
Die Benutzeroberfläche von Clearswift Secure Email Archive ist selbsterklärend und lässt sich einfach verwenden. Mit der rollenbasierten Administration, Automatisierung und Überwachung stehen eine Fülle von Reports zur Verfügung, die eine Identifizierung des E-MailFlusses nach Organisation und Benutzer erleichtern.
Wesentliche Aspekte
- Wichtige geschäftliche Entscheidungen, Zusagen und Finanzdokumente werden per E-Mail ausgetauscht.
- Firmen sind gesetzlich verpflichtet, E-Mails über lange Zeiträume aufzubewahren. Das Vernichten von E-Mails wird strafrechtlich verfolgt.
- Bei Disziplinarverfahren, Belästigungsfällen und Verlust von Unternehmensdaten ist rascher Zugang zu E-Mail-Nachweisen notwendig.
- Organisationshaftung für das Verhalten der Mitarbeiter: Arbeitgeber sind für die Handlungen ihrer Angestellten haftbar.
- In Gerichtsverfahren sind E-Mails zulässige Beweisstücke.
- Der Speicherbedarf auf den E-Mail-Servern steigt drastisch. Die Unternehmen müssen daher die E-Mails in einer zentralen, sicheren und geprüften Ablage speichern können.
